予約確認メールは送るべき?メリットとデメリット、例文を徹底解説

予約確認メールは、予約内容の誤りを防いだり、予約日時のリマインドをしたりするために店舗から顧客に送られるメールです。

しかし、予約確認メールを送るかどうかは、ビジネスによって判断が分かれるところです。そこで、今回は予約確認メールを送るメリットとデメリットを解説します。

予約確認メールとは

予約確認メールとは、予約を行った顧客に予約内容を確認するために送られるメールです。予約内容の誤りを防いだり、予約日時のリマインドをしたりする役割があります。

例えば、以下の業界でよく活用されています。

  • 飲食店(レストラン・料亭)
  • 宿泊施設(ホテル・旅館・民泊)
  • 交通機関(航空・鉄道・高速バス)
  • イベント(コンサート・劇場・スポーツ)
  • 美容院
  • エステ・ネイルサロン
  • 貸し会議室
  • フォトスタジオ・写真館

予約確認メールには、顧客へのホスピタリティ、いわゆる「心からのおもてなし」をアピールする効果もあります。予約内容を丁寧に確認・リマインドすることで、顧客に「自分がした予約を大切にしてくれている」という印象を与えることができます。

予約内容の確認メールを送るタイミングは、予約を完了した直後に送るのが一般的です。予約内容を忘れていないか確認してもらうことで、予約間違いやキャンセルを防ぐことができます。

ただし、予約内容に変更があった場合には、そのタイミングで内容を記載したメールを送ることも重要です。

また、予約のリマインドメールを送るタイミングは、多くの業種で予約の2日〜1週間前が一般的です。

予約確認メールを送信するメリット・デメリット

ここでは、予約確認メールを送信するメリットとデメリットについて解説していきます。

予約確認メールを送信するメリットは、以下のとおりです。

予約内容を入力する際に、顧客が誤った内容を入力してしまうことがあります。予約確認メールを送ることで、顧客は予約内容に誤りがないか確認することができ、間違いがある場合にはすぐに訂正可能です。

予約確認メールを送ることで、顧客に「きちんと予約が取れた」「予約を大切にしてくれている」という安心感を与え、満足度を高めることにつながります。予約段階での満足度が高まることで、顧客はお店やサービスに対して好印象を抱きやすくなります。

予約確認メールには、予約日時や人数、内容などの情報が記載されています。これらの情報を事前に確認することで、顧客は予約内容を忘れずに覚えておくことができます。

また、予約確認メールには、予約の内容や料金など、顧客が予約時に確認したい情報が記載されています。そのため、予約確認メールを送信しておくことで、顧客からの予約内容の確認に関する問い合わせを減らすことができます。問い合わせ対応に費やす時間が削減され、その結果店舗運営が効率化されます。

予約確認メールを送ることで、顧客は予約内容を忘れずに思い出すことができ、キャンセルする可能性が低くなります。

予約日から数日前に、予約日時や人数、内容などの情報を具体的に記載したリマインドメールを送信することも効果的です。リマインドメールを送る際には、予約をいただいたことへの感謝の気持ちも記載しましょう。

一方で、予約確認メールを送信するデメリットは、以下のとおりです。

顧客の負担になる

予約確認メールは、顧客にとって不要なメールと感じられてしまう可能性があります。

予約直後・予約変更時・直前のリマインドなど、必要なタイミングでのみ送信するようにしましょう。予約日から予約当日まで頻繁に送信すると、顧客が迷惑に感じる可能性が高くなります。

キャンセル率の上昇

予約したことを忘れていた顧客が、予約確認メールを読んで予約を思い出し、キャンセルを決意する場合があります。

これはリマインドメールが逆効果になってしまうケースですが、逆にリマインドをしなかったことで、予約をそのまますっぽかされてしまう可能性は高まります。予約確認メールを送ることで、双方に安心感を得られるメリットの方が大きいといえるでしょう。

予約確認メールの必要項目

予約確認メールを送信する際、以下に示す項目は、予約内容を正確に確認するために必要です。

予約確認メールは、顧客が正確に予約内容を確認できるようになっていないと本来の役割を果たせません。ここでは、メールの本文に必須で入れておきたい項目を紹介します。

予約者の名前

顧客のお名前は宛名として冒頭に記載します。

顧客のお名前は漢字で記載しましょう。「渡辺」「渡邊」などの間違いがないように、送信前に、必ずチェックしましょう。

予約日時

予約の日にちと時間帯を記載しましょう。

予約時間の書き方は、「12時制の時刻表記」ではなく「24時制の時間表記」にしましょう。12時間表記にする場合は、顧客が間違えないように、必ず「午前/午後」をつけて記載するようにしましょう。

(記載例)
2024年●月×日:14:00
2024年●月×日:午後2時

場所

予約した店舗や会場など、顧客に来店していただく場所を記載しましょう。

住所は、建物名などを略さず正確に記載しましょう。最寄駅名、駅からのアクセス手段や所要時間も記載すると親切です。
住所だけでなく地図を載せるか、Googleマップの店舗ページのURLを記載しておくとよいでしょう。

予約内容

顧客が予約したプラン、人数、コースやメニューなどを記載します。

コースやメニューの指定がある場合は、そのコース名称も記載します。

万が一、顧客が予約人数やコースやメニューを間違えて予約してしまった時に、予約確認メールで気づくことができます。

予約時に付与される予約番号がある場合は、その予約番号も記載するようにしましょう。予約番号を記載することで、顧客が来店した際、スタッフが予約確認メールに記載された予約番号を確認することで、受付がスムーズになります。

予約金額

予約されたプランやメニューの料金を記載します。

また、「現金のみ」「クレジットカード決済」や「キャッシュレス決済」など、利用可能な決済方法についても記載しておくと親切です。

予約キャンセル方法

オンライン予約の場合は、予約キャンセル用のURLを記載すると親切です。

キャンセル料金の規定がある場合は、キャンセルポリシーの内容を記載しましょう。

例えば、

キャンセルされる場合は、ご予約日のXX日前までにお電話にてご連絡をお願いいたします。

前日キャンセルの場合はメニュー予約料金のXX%、当日キャンセルや無断キャンセルは全額分のキャンセル料が発生しますのでご注意ください。

など、予約確認メールに記載することで、顧客に注意喚起することができます。

その他

  • 注意事項
  • 連絡先
  • 担当者名

注意事項を記載することで、予約の際に注意すべき点を伝えることができます。また、連絡先や担当者名を記載することで、不明点やトラブルが発生した際に顧客がすぐに連絡することができます。

予約確認メールの例文

ここからは、業種に沿った予約確認メールの例文をご紹介します。

例文1:ホテルの宿泊予約前日のお知らせメール

件名:【ご宿泊予約確認】〇〇様[顧客名]のご予約<ホテル〇〇>


〇〇様[顧客名]


いつもご利用いただきありがとうございます。


ホテル〇〇でございます。


明日、●月×日[予約日]にご宿泊を予定されております〇〇様[顧客名]のご予約を承っております。
ご宿泊前に、下記内容のご確認をお願いいたします。


■ご予約内容


ご宿泊日:[予約日]
ご宿泊プラン:[プラン名]
ご部屋タイプ:[部屋タイプ]
ご人数:[人数]名様
ご到着予定時間:[到着予定時間]
ご精算方法:[精算方法]


■アクセス
[GoogleマップのURL]
[最寄り駅からのアクセス方法]
[駐車場のご案内]


■その他
[チェックイン・チェックアウト時間]
[館内設備のご案内]
[周辺情報]


ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。


■お問い合わせ
電話番号:[ホテル電話番号]
メールアドレス:[ホテルメールアドレス]


明日、●月×日[予約日]のご来館を心よりお待ちしております。


ホテル〇〇


スタッフ一同

例文2:飲食店の予約確認メール例文

件名:【予約確認】飲食店〇〇のご予約ありがとうございます


〇〇様[顧客名]


この度は飲食店〇〇のご予約をいただき、誠にありがとうございます。


ご予約内容の確認をさせていただきます。


【日時】:[予約日時]
【人数】:[人数]名様
【内容】:[コース名]
【金額】:[金額]円
【予約キャンセル方法】:ご予約日の3日前までにご連絡ください。


ご不明な点やご変更点がございましたら、お気軽にお申し付けください。


ご来店を心よりお待ちしております。


飲食店〇〇

例文3:美容院の予約確認メール例文

件名:美容院〇〇ご予約ありがとうございます。


〇〇様[顧客名]


この度は美容院〇〇をご予約いただき、
誠にありがとうございます。
ご予約内容は以下となります。


------------------------------------
[ ご予約内容 ]
予約番号 :[予約番号]
店舗名  :[店舗名]
内容   :[メニュー]
日時   :[予約日時]
所要時間 :[所要時間]
金額   :[金額]円
オプション ----------
ご希望の美容師をご希望の美容師をご指名ください:指名なし
当店ははじめてですか?:はい


[ お客様情報 ]
お名前  :〇〇[顧客名]
フリガナ :[顧客名カナ]
メール  :[顧客メールアドレス]
電話番号 :[顧客電話番号]
------------------------------------


ご予約ありがとうございました。
心よりご来店をお待ちしております。


ご予約をキャンセルする場合、下記のURLにアクセスしてください。
キャンセル期限の過ぎたご予約につきましては、
店舗まで直接お問い合わせをお願いいたします。
[キャンセル用URL]
キャンセル締切日:[キャンセル締切日]


※このメールは、WEB予約をご利用いただいたお客様へ自動送信しています。
返信には対応していないため、ご了承ください。

例文4:オンラインセミナーの予約確認メール例文

件名:【セミナー名】ご予約完了のご確認([開催日時])


〇〇様[顧客名]


2024年●月×日[開催日時]開催の[セミナー名]**にご予約いただき、誠にありがとうございます。


本メールは、ご予約内容のご確認と、セミナー参加に関する重要なお知らせです。


■ご予約内容


セミナー名:[セミナー名]
開催日時:2024年●月×日[開催日時]
開催時間:10:00[開催時間]
参加方法: オンライン(Zoom)
Zoom URL:[Zoom URL]
参加費:[参加費]
お支払い方法:[お支払い方法]


■セミナー参加に関する重要なお知らせ


・セミナー開始10分前までに、上記URLからZoomにアクセスしてください。
・パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスをご用意ください。
・インターネット環境をご確認ください。
・カメラとマイクを有効にしてください。


ご不明な点がございましたら、○○[担当者名]までお気軽にお問い合わせください。


■ご連絡先連絡先


メール:[メールアドレス]
電話番号:[電話番号]
[会社名]
[担当者名]


[セミナー名]へのご参加を心よりお待ちしております。

予約確認メールの作成・送信する際のポイント

予約確認メールを作成し、送信する際のポイントを解説していきます。

件名はわかりやすく簡潔に

件名は、予約確認メールであることを明確にわかるものが望ましいです。例えば、「【予約確認】〇〇のご予約について」のような件名にするとよいでしょう。

予約リマインドメールの場合は、「【リマインド予約確認】〇〇のご予約について」などと記載します。

本文は丁寧で分かりやすく

丁寧な言葉遣いで記載することで、顧客に「大切に思ってくれている」という印象を与えることができます。また、わかりやすい文章で記載することで、顧客が予約内容を理解しやすくなります。
例えば、予約を受けた日付を「予約日:」と記載してしまうと、顧客が誤解を招く場合があります。この場合は、「予約受付日:」や「予約承り日:」と記載するようにしましょう。

予約キャンセル方法を記載

具体的な手順で記載しましょう。

例えば、「電話でキャンセルする場合は、000-0000-0000までご連絡ください」のように記載します。

また、キャンセル料金の有無も記載します。キャンセル料が発生する場合は、顧客に事前に理解しておいてもらうことが大切です。

オンライン予約の場合は、予約キャンセル用のURLを記載すると親切です。

送信タイミングを決める

予約確認メールは、一定のタイミングで送信するように運用しましょう。

電話や店頭での予約では、予約日の1週間前くらいのタイミングで送信するのが一般的ですが、店舗での仕入や準備に時間が必要な場合は、損失を防げるタイミングで送信します。

オンライン予約では、顧客は予約受付フォームから予約します。この場合、予約受付が完了した時に、オンライン予約システムから顧客に予約確認メールが送信されるのが一般的です。予約完了後は、リマインドとして、予約日の2日〜3日前に送信すると良いでしょう。

誤送信や内容の間違いに注意する

送信前に必ず内容をチェックすることは、誤送信や内容の間違いを防ぐための基本です。

顧客の名前、予約日時、場所、内容、料金が正しく記載されているか、誤字脱字がないか送信前に記載ミスがないことを確認しましょう。

予約確認メールには、顧客の名前、住所、電話番号、メールアドレスなど、個人情報が含まれる場合が多くあります。誤送信によってこれらの情報が漏洩してしまうと、個人情報保護法違反となる可能性があり、顧客からの信頼を失うだけでなく、企業の社会的信用も失墜するリスクがあります。

また、予約内容に間違いがあると、顧客と店舗の双方にとって混乱やトラブルにつながる可能性があります。

自動送信の設定を活用

予約確認メールの誤送信や内容の間違いを防ぎ、効率的に送信するために、自動送信の設定を活用することをおすすめします。

自動送信の設定方法は、予約システムやメールサービスによって異なりますが、一般的には以下のような方法になります。

  • 予約確認メールのテンプレートを選択または作成する
  • 送信日時を設定する(予約日の5日前に送信など)

設定後に必ずテスト送信を行い、問題がないことを確認しましょう。

まとめ

予約確認メールを送付することで、顧客に安心感を与え、顧客とのより良い関係性を保つことができます。

しかし、1日の予約数が多い業種では、予約確認メールの作成・送信にかかるコストが大きくなることもあります。

予約確認メールにかかるコスト削減のためには、テンプレートを利用して簡単にメールの作成ができたり、リマインドメールを自動で送信できるオンライン予約システムの活用がおすすめです。

オンライン予約システムは、顧客からの予約を受け付けるフォームや、店舗側で確認できる予約一覧、顧客の管理など、予約業務にかかる作業コストを大幅に削減する機能を搭載しています。予約時の顧客の利便性も高まるため、予約を頻繁に受け付ける業態であれば導入メリットが大きいシステムといえるでしょう。

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