【脱・電話連絡】Googleフォームで来店前の確認事項を自動化！無料＆3ステップで完了する設定術

「WEB予約が入ったけれど、詳細を確認するために結局電話をしている」
「何度かけてもお客様とタイミングが合わず、繋がらない……」

フォトスタジオ、ペットサロン、陶芸やダイビングなどの体験教室、レンタルスペース運営……。業種は違えど、お客様をお迎えするビジネスにおいて「予約後の確認電話」は、オーナー様やスタッフ様の時間を奪う大きな悩みです。

「当日の持ち物は伝えたか？」「アレルギーの有無は？」「衣装のサイズは？」
これらを電話で一人ひとりに確認するのは限界があります。

実は、今お使いのWEB予約システムの自動返信メールに「Googleフォーム」を組み合わせるだけで、この手間をほぼゼロにすることができます。

この記事では、無料で使えて設定も簡単な、Googleフォームを活用した「来店前の確認事項」の自動化について解説します。 ITツールが苦手な方でもすぐに実践できる内容ですので、ぜひ明日からの業務効率化にお役立てください。

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電話業務におさらば！「WEB予約システム×Googleフォーム」がサービス業の救世主になる理由

多くの店舗・施設経営者様が抱える「WEB予約だけでは情報が足りない」という悩み。
それを補完し、電話業務をなくすのがGoogleフォームです。

お客様は「電話」を避けたがっている（予約のハードルを下げる）

お客様がWEBでの予約を選ぶ最大の理由は「手軽さ」です。仕事中や移動中にサッと予約したいのに、その後に店舗から電話がかかってくると、「折り返すのが面倒」「知らない番号には出たくない」と感じてしまいます。
Googleフォームなら、お客様の都合の良いタイミングでスマホから回答できるため、顧客体験（UX）を損ないません。

言った言わないを防ぐ「記録」としてのメリット

電話口での確認はメモに残しても、聞き間違いや認識のズレが起こりがちです。
フォームを活用すれば、お客様自身が入力したテキストデータがそのまま残ります。「伝えたはず」「聞いていない」といったトラブルを未然に防ぐ確実な証拠となります。

コストゼロ！有料ツールを使わずに無料で解決

高機能な予約システムにはアンケート機能がついているものもありますが、月額費用が高額になりがちです。
GoogleフォームはGoogleアカウントさえあれば完全無料。
従業員数人の小規模店舗から、多くの予約を捌く人気施設まで、コストをかけずに導入できる最強のツールです。

入力項目が多いWEB予約は嫌われる？「予約完了」と「詳細確認」を分けるべき理由

なぜ、予約システム内ですべてを聞かずに、あえてGoogleフォームを別で用意するのでしょうか。その最大の理由は「お客様の心理」にあります。

予約時の「面倒くさい」は致命的！入力項目を減らして離脱を防ぐ

お客様がWEB予約をする際、一番の目的は「希望の日時を押さえること」です。

それなのに、名前や連絡先に加えて「既往歴は？」「希望のスタイルは？」「サイズは？」と矢継ぎ早に聞かれると、入力が面倒になり、時間がある時にまたやろう」と離脱（カゴ落ち）してしまいます。

WEBの予約フォーム入力時は「氏名・日時・連絡先」など最低限に絞り、まずはサクサクと予約を完了させてあげることが、予約数を最大化するポイントです。

予約確定後の「安心感」があれば、お客様はじっくり要望を書いてくれる

一度「予約完了」の画面を見て席が確保されたあとであれば、お客様の心理に余裕が生まれます。
「当日のサービスを良くするためにお答えください」と案内されれば、移動中のスキマ時間や自宅でゆっくりと、自分の要望や悩みを入力してくれるものです。

WEB予約： サクッと日時確定（お客様ハッピー）
Googleフォーム： じっくり要望送信（店舗ハッピー）

焦って入力させるよりも、結果的に正確で濃い情報を集めることができます。この「役割分担」こそが、現代の予約制ビジネスにおける最適解です。

Googleフォーム作成から自動返信設定までの3ステップ

難しい操作は一切ありません。ITツールに詳しくない方でも、以下の手順通りに進めれば10分程度で完了します。

ステップ1：Googleフォームで「質問」を作る

まず、Googleフォームにアクセスし、「空白」のフォームを新規作成します。

（Geminiを利用したフォーム作成画面がでますが、今回は右上の×をクリックしてください。）
タイトルを入力: 「【店舗名】ご来店前の事前アンケート」など分かりやすい名前にします。
タイトルの下に説明文を入れると、お客様にアンケートに答える意義を納得してもらいやすくなります。

質問を追加: 右側の「＋」マークを押して質問を追加します。

形式を選択:

「はい/いいえ」で答えさせたい場合 → ラジオボタン
文章で書いてほしい場合 → 記述式
複数選ばせたい場合 → チェックボックス

これらを選んでいくだけです。「ご来店経験」や「駐車場の利用有無」など、普段電話で聞いている内容をそのまま質問項目にしていきましょう。

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ステップ2：回答用URLを発行する

質問ができたら、お客様に送るためのURLを発行します。

画面右上の「公開」ボタンをクリック。
鎖（リンク）のマークをクリック。
「URLを短縮」にチェックを入れる（URLが短くなって見栄えが良いです）。
「コピー」をクリック。

これがアンケートへの入り口となります。

ステップ3：予約システムの「自動返信メール」に貼り付ける

ここが運用の要です。お使いのWEB予約システムの管理画面を開き、「予約確定時の自動返信メール」の設定箇所を探してください。
（totoco-netでは「メール設定」をご参照ください）

メールの文末などに、以下の定型文とコピーしたURLを貼り付けます。

【設定用テンプレート】
ご予約ありがとうございます。当日のサービスをよりスムーズにご提供するため、
以下の事前アンケートにご協力をお願いいたします。（所要時間：約1分）

▼事前アンケートはこちら
[ここにコピーしたGoogleフォームのURLを貼り付け]https://forms.gle/●●●●●●●●●●●●●●●●●

当日お会いできるのを楽しみにしております。