エクセルでの予約システムの作り方|メリット・デメリットも解説

予約システムは、会議室などの施設予約管理に欠かせないツールです。しかし、予約システムを導入するには、コストや手間がかかるというイメージがあるでしょう。

そこで今回は、エクセルだけで簡単に作れる予約システムの作り方をご紹介します。

エクセルを使った予約システムなら、コストや手間をかけずに、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

予約システムはエクセルでも作成できる?

シンプルなものであれば、エクセルでも予約システムを作成できます。エクセルは表計算ソフトとして広く普及しており、基本的な操作は簡単です。

エクセルで作成した予約システムがよく使われるケースは、自社の会議室や社用車の予約管理です。紙の予約台帳を使って都度利用希望者が手書きで予約を取っているという場合は、エクセルでの運用へ置き換えることで効率化を図れます。

エクセルで予約管理をするメリット・デメリット

エクセルで予約管理をする場合のメリットとデメリットは以下の通りです。これらのメリットとデメリットを比較検討して、自社に適した方法を選択することが重要です。

予約システムをエクセルで作る場合のメリットは以下のようなものがあります。

  • 導入コストが安い
    ほとんどの場合、業務用のパソコンには既にエクセルがインストールされているかと思います。そのため、追加のソフトウェアの購入が不要であり、低コストで予約管理システムを作り、運用することができます。
  • エクセルを使い慣れている人なら、簡単に作ることができる
    エクセルは、基本的な操作は誰でも簡単に習得できます。特別なスキルや知識がなくても、予約管理を行うことができます。
  • 自社のニーズに合わせてカスタマイズできる
    エクセルで予約システムを作る場合、自社のニーズに合わせて項目を追加するなどのカスタマイズが容易です。フィルターやソート機能などを利用して、予約の状態をすぐに確認することもできます。

予約システムをエクセルで作る場合のデメリットは以下の通りです。

  • 運用が煩雑になる
    エクセルを使った予約システムは、運用が煩雑になりがちです。例えば、予約の重複チェックや、予約のキャンセルや変更の処理などを、手作業で行う必要があります。
  • 利便性に劣る
    エクセルは、パッケージの予約システムなどと比べると、利便性に劣る点があります。例えば、エクセルファイルを複数人で編集する場合、予約情報が重複したり、誤った情報が入力されたりする可能性があります。複数人で編集する場合のルールを策定する必要があるでしょう。

エクセルでの予約管理が向いているケース・向いていないケース

向いているケース向いていないケース
  • 予約件数が少ない
  • 予約の条件がシンプル
  • 予約システムの導入コストを抑えたい
  • 予約件数が多い
  • 予約の条件が複雑
  • 予約システムの利便性を重視したい

予約件数が少なく、予約の条件がシンプルな場合には、エクセルでの予約管理が十分に対応できます。

逆に、予約の条件が複雑な場合や、1日あたりの予約件数が100件以上になるなどの場合にはエクセルでの管理が煩雑になります。

では、向いているケース・向いていないケースそれぞれの例を見ていきましょう。

エクセルでの予約管理に向いている具体的なユースケースを解説します。

会議室などの施設予約管理

会議室などの施設予約管理は、エクセルでの予約管理が向いています。

会議室の予約は、予約件数が比較的少なく、予約の条件もシンプルなことが多いため、エクセルでの予約管理で十分に対応可能です。また、エクセルでの予約管理は、自社に合わせてカスタマイズしやすいため、会議室の予約状況に合わせて、予約表をカスタマイズすることができます。

講座やセミナーの予約管理

講座やセミナーの予約管理も、エクセルでの予約管理が向いているケースです。

講座やセミナーの予約は、予約件数が比較的少なく、予約の登録自体もシンプルなことが多いため、エクセルでの予約管理で十分に対応できます。また、予約状況をグラフや表などで表示しやすいため、講座やセミナーの予約状況を簡単に把握することができます。

エクセルが向いていないユースケース

エクセルでの予約管理に向いていない具体的なユースケースを解説します。

ホテルの予約管理

大規模なホテルでは、予約件数が多く、エクセルでの予約管理では対応が非常に難しくなります。

ホテルなどの宿泊施設では、予約情報を宿泊台帳として、チェックイン・チェックアウトなどの業務システムと連携して業務効率を上げる運用が必要になります。

予約管理からフロント業務、顧客管理が可能な予約システムの導入がおすすめです。

着付けやメイクをするフォトスタジオでの予約管理

フォトスタジオの予約管理は、撮影するスタジオの予約の他に、撮影時の衣装や、ヘア・メイクなどの美容関連の予約も必要になります。

撮影プランやメニューなど、予約の条件が複雑なうえ、複数名のスタッフが予約管理を行う必要があるため、業界に特化した予約システムの導入をおすすめします。

運用や利便性を重視するならWEB予約サイトtotoco-netがオススメです。

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オンラインショップの予約販売

オンラインショップで予約販売を行う場合は、予約件数が多く、予約の条件も複雑になる可能性があります。また、予約状況をリアルタイムで確認したり、複数人で予約管理をしたりする必要もあるため、予約システムの導入がおすすめです。

エクセルでの予約管理システムの作り方

エクセルでの予約管理システムの作り方として、以下の3つの方法をご紹介します。

一から自分で作成する

自作する場合は以下の3ステップを踏みます。

  1. 必要な項目を決める
    予約管理システムに入力する項目を決めます。一般的には次の項目が含まれます。
    • 予約日時
    • 予約者名
    • 連絡先
    • 予約人数
    • 予約の目的
  2. 表を作成する
    決めた項目に合わせて、エクセルで表を作成します。表の作成方法は、エクセルの基本的な操作を理解していれば、誰でも簡単に行うことができます。
画面キャプチャー:エクセルでの会議室予約管理
  1. 予約情報を入力する
    予約を受け付けたら、表に予約情報を入力します。予約情報の入力方法は、表の作成方法と同様です。
    例として、会議室予約管理表に必要な項目は次のようになります。
    • 会議室名
    • 予約日
    • 利用開始時間
    • 利用終了時間
    • 予約者名
    • 連絡先
    • 利用目的

VBAやマクロを使って開発する

エクセルでの予約管理システムを作成する方法として、VBA(Visual Basic for Applications)やマクロを使用する手法があります。VBAは、エクセル内で使用できるプログラムで、エクセルの機能を拡張し、カスタムアプリケーションを作成できます。

マクロは、エクセル内で特定の一連の操作を自動的に実行することができます。マクロを登録することで、ユーザーは繰り返し行う必要のある作業をミスすることなく、正確に実行し処理できます。

VBAやマクロを使用することで、エクセルで作った予約管理表への追加、更新、削除の操作を効率化できます。
例えば、VBAで予約入力フォームを作り、そのフォームに予約に必要な情報を入力することで新しい予約を予約管理表に追加するプログラムを作ります。ここで、新しい予約が入力された時、既に予約登録されている予約管理表と、予約入力フォームで入力された予約を比較して、ブッキングチェックする処理をプログラミングすることで、予約の重複を防止する機能を追加することもできます。

ただし、VBAを使って開発する場合は、プログラミングの知識が必要です。エクセルでの表作成のように誰でも簡単に行うことは難しくなります。

テンプレートを活用する

インターネット上には、予約管理システムのエクセルテンプレートが多数公開されています。テンプレートを利用すれば、予約管理表の作成に要する時間が大幅に短縮でき、エクセルでの予約管理をすぐに始めることができます。以下で具体的なテンプレートを紹介します。

予約管理ができるエクセルテンプレート

予約管理に適したエクセルのテンプレートをいくつかご紹介します。どれも無料でダウンロード可能です。

外部サイトにリンクします。内容やその使用に関しては各サイトの規約に従ってください。

bizroute | 予約表のエクセルテンプレート | 無料ダウンロード

▼こちらからダウンロードできます(外部サイトへ遷移します)
予約表のエクセルテンプレート | 無料ダウンロード | ビズルート

エクセルで使用できる予約表テンプレートを業種別にダウンロードできるサイトです。

汎用、美容院/サロン、レストラン/カフェなど、さまざまな目的に応じたテンプレートについて紹介しています。また、適切なテンプレートの選択方法や、独自のカスタムテンプレートの作成方法についての解説もあります。

無料のビジネス書式テンプレート | 会議室予約管理表(月間)のテンプレート・エクセル

▼こちらからダウンロードできます(外部サイトへ遷移します)
会議室予約管理表(月間)のテンプレート・エクセル | 無料のビジネス書式テンプレート

会議室予約管理表(月間)のテンプレートをダウンロードできるサイトです。

会議室の予約を1か月間管理するための無料のエクセルスプレッドシート。ファイルはワンクリックでダウンロードでき、登録は不要です。

bizocean書式テンプレ | 「予約管理表・予約帳」の書式テンプレート・フォーマット一覧

▼こちらからダウンロードできます(外部サイトへ遷移します)
「予約管理表・予約帳」の書式テンプレート/フォーマットのダウンロード|bizocean(ビズオーシャン)

社用車予約表や会議室予約表などいろいろなテンプレートがダウンロードできます。

ビジネスに関するさまざまなドキュメントを提供するサイトです。ドキュメントは、会計、マーケティング、人事など、さまざまな分野に分類されています。

ドキュメントは、PDFやWordなどの形式で提供されており、ダウンロードは無料です。

予約システムとエクセルでの予約管理の比較

最後に、既製の予約システムとエクセルでの予約管理を比較します。

予約システムとエクセルでの予約管理の違い

予約システムエクセルでの予約管理
導入コストかかるかからない
必要なスキルある程度必要基本的な操作は誰でも簡単に習得できる
機能予約管理に必要な機能がすべて搭載されている予約管理に必要な機能がすべて搭載されていない
利便性高い低い

機能の比較

予約システムとエクセルでの予約管理の機能比較

機能予約システムエクセル
予約の登録・編集予約フォームやAPIなどから簡単に登録・編集が可能手動で入力・編集を行う必要がある
予約の重複防止予約枠を自動で管理するなど、予約の重複を防止する機能が搭載されている手動で重複をチェックする必要がある
予約のキャンセル・変更予約者自身で簡単にキャンセル・変更が可能手動でキャンセル・変更を行う必要がある
予約の集計・分析予約データを集計・分析して、利用状況や予約傾向を把握できる手動で集計・分析を行う必要がある
セキュリティデータの暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策が施されているセキュリティ対策が十分ではない可能性がある

予約システムは、予約管理に必要な機能をすべて搭載しているため、予約管理を効率的かつ安全に行うことができます。一方、エクセルでの予約管理は、予約システムに比べると、機能が限られているため、予約管理に手間がかかったり、ミスが発生したりする可能性があります。

利便性の比較

利便性予約システムエクセル
予約のしやすさスマートフォンやタブレットなどから、オンラインでも予約ができるオンライン予約を行うことができない
予約状況の確認のしやすさリアルタイムで予約状況を確認できる手動で確認する必要がある
複数人での同時編集のしやすさ複数人で同時に予約情報を編集できる同時に編集を行うことができない

外出先からスマートフォンで予約するなど、予約管理の利便性を重視する場合には、予約システムの導入を検討したほうがよいでしょう。

まとめ

エクセルを使った予約システムは、コストや手間をかけずに、簡単に作ることができます。

また、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。

一方、エクセルでの予約管理は、機能面や利便性で既製の予約システムと比べ、劣る面が多く、複数人での同時編集や中規模以上の予約管理システムには向いていないというデメリットもあります。

特にオンライン予約には、エクセルは不向きです。既製の予約システム導入の検討をおすすめします。

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