【予約システムの作り方】作成方法ごとのメリット・デメリットを解説

予約システムを導入することで、予約管理業務を効率化したり、顧客満足度を向上させたりすることができます。

今回は、予約システムを作る方法について解説します。自作する場合と外注する場合のメリット・デメリット、それぞれの場合の具体的な方法などをご紹介します。

予約システムを作る方法

予約システムを作る方法は、大きく分けて3つあります。

  • 自作して開発する方法
  • 制作会社に外注して開発する方法
  • 既製パッケージ型予約システムを導入する方法

それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるため、自社の状況やニーズに合わせて選択することが重要です。

方法メリットデメリット
自社で一から開発する
  • コストを抑えられる(外注より)
  • 自社の求める要件に沿ったシステムを構築できる
  • 開発に手間と時間がかかる
  • 開発に関する専門知識が必要になる
WordPressなどのCMSを利用して作成する
  • 無料で利用できる
  • 操作が簡単
  • カスタマイズ性が高い
  • プラグインによっては、機能が限定されている場合がある
  • セキュリティ対策が必要
Googleカレンダーで作成する
  • 無料で利用できる
  • 操作が簡単
  • Googleアカウントが必要(予約をするお客様も含めて)
  • 店の規模や業種によっては機能が不十分
Excelで作成する
  • コストが抑えられる
  • 作成が簡単
  • 運用が煩雑になりやすい
  • 店の規模や業種によっては機能が不十分
制作会社に外注して開発する
  • 開発にかかる手間と時間を短縮できる
  • 専門知識やスキルがなくても導入できる
  • 自社の求める要件に沿った予約システムを構築できる
  • コストがかかる
  • 開発期間が長くなる場合がある
パッケージ型の予約システムを導入する
  • 導入までの期間が短い
  • コストが抑えられる
  • メンテナンスが容易
  • 自社の求める要件に合わない場合がある
  • カスタマイズが難しい

予約システムを自作すれば、システムの開発や導入にかかるコストを抑えることができます。予約システムの作成をベンダーに依頼する場合に比べて、大幅なコスト削減につながるでしょう。

また、予約システムを自作すれば、自社の要件に沿ったシステムを構築することができます。これは、既製のあらかじめ開発された予約システムの提供する機能や仕様が、必ずしも自社のニーズに合致するとは限らないため、重要なメリットと言えるでしょう。

しかし、予約システムを自作するには、プログラミングやシステム設計などの専門知識が必要になります。そのため、自社で開発できるスキルやリソースがあるか確認しておくことが重要です。

以下で、高度な開発スキルを必要としない、比較的簡単に予約システムを自作する方法をご紹介します。

WordPressなどのCMSを利用して予約システムを作成することで、従来の開発方法よりも手軽に、カスタマイズ性・デザイン性・コストパフォーマンスに優れた予約システムを構築できます。専門知識がなくても、テーマやプラグインを活用することで構築でき、ほとんどのテーマや、プラグインが無料で利用できるため、導入費用を抑えられます。

また、カスタマイズ性も高いので、自社のニーズに合わせて予約システムを作成することができます。

ただし、プラグインによっては、有料や機能が限定されている場合があるため、事前に確認が必要です。また、予約システムは、顧客の個人情報を扱うため、セキュリティ対策を行う必要があります。

Googleカレンダーで作成できる「予約スケジュール」は、誰でも無料で簡単に利用できる機能です。以下の業種で活用できます。

  • 美容院やネイルサロンの予約
  • レストランの予約
  • 教室やセミナーの予約
  • 写真館・フォトスタジオの予約
  • イベントの予約

しかし、予約される顧客もGoogleアカウントが必要になりますので、顧客によっては予約する際にハードルに感じてしまうかもしれません。
また、店の規模や業種によってはGoogleカレンダーの機能だけでは不十分に感じられるかと思います。

エクセルでも簡易的な予約システムを作成できます。エクセルは表計算ソフトとして幅広く普及していますし、基本的な操作は簡単です。

エクセルで作成した予約システムは、自社の会議室や社用車の予約管理等社内の単純な予約管理としてよく使用されています。紙の予約台帳を使いその都度利用希望者が手書きで予約を取っているという場合よりは、エクセルでの運用へ置き換えることで効率化を図れ予約によるトラブルも軽減されます。

このような社内の単純な予約管理には活用できますが、複雑な予約管理を必要とする店舗での運用は管理が煩雑になるため、相応しくないと考えます。

制作会社に外注して開発する

制作会社に予約システムの作成を外注することで、膨大にかかる開発の手間と時間を短縮することができ、開発の専門知識やスキルがなくても導入することができます。

制作会社に外注する場合は、開発期間が長くなるケースがあります。これは、制作会社が他の案件を抱えている場合や、要件定義が複雑で開発に時間を要する場合があるからです。

コスト面も他の方法に比べて高く、簡単なシステムでも数十万円以上が基本です。理想とするシステムのために複雑なシステムになると数千万円にも及ぶケースもあります。一般的に自社で開発する場合よりも費用がかかります。

パッケージ型の予約システムを導入する

パッケージ型の予約システムは、あらかじめ開発されたシステムを導入するため、自作や外注に比べて導入までの期間が短くなり、自作や外注に比べて、初期費用やランニングコストが抑えられます。
また、ベンダーがメンテナンスを行っているため、自社でメンテナンスを行う必要がありません。

パッケージ型の予約システムは、カスタマイズが難しい場合があるため、自社の要件に合わせてカスタマイズする必要がある場合は、追加費用が発生する可能性があります。

予約システムを作成する際に盛り込むべき機能

予約システムを作成する際には、基本的な機能はもちろん、運用に便利な機能を搭載することが必要です。ここでは、どのような機能がどういう理由で必要なのかを説明します。

予約の受付機能の基本となる機能です。予約の受付方法は、WEBサイトや電話、メールなど、さまざまな方法があります。

顧客がWEBサイトの予約フォームから予約を登録した後に、電話で予約の変更やキャンセルが発生するケースなどを想定し、予約の編集やキャンセルができる機能を実装しましょう。

予約のキャンセルや変更は、顧客からの問い合わせや店舗側の都合など、さまざまな理由で発生します。予約状況をリアルタイムで確認できれば、これらの対応を迅速に行うことが可能です。

また、顧客からの問い合わせにも対応することができます。例えば、予約の確認やキャンセルの問い合わせがあった場合、予約状況をリアルタイムで確認することで、すぐに対応することができます。

予約の通知をすることで、顧客は予約日や予約時間を忘れずに来店することができます。また、予約の確認やキャンセルの通知をすることで、顧客の利便性を向上させ、予約の確実性を高めることができます。

なお、予約の通知には、以下の情報を含めるとよいでしょう。

  • 予約日時
  • 予約内容
  • 予約者情報
  • キャンセル方法

予約の通知をすることで、顧客に安心感を与え、満足度を高めることができます。予約システムを導入する際には、必ず予約の通知機能を備えていることを確認しましょう。

顧客の氏名や住所、電話番号などの情報を管理する機能です。顧客のニーズを把握し、より良いサービスを提供するために役立ちます。

顧客の個人情報を保護するために必要な機能です。

個人情報の漏洩は、顧客の信頼を失う原因にもなります。セキュリティ対策をしっかりと行うことで、顧客の信頼を守ることができます。

予約時に代金を支払うことができる機能です。決済機能を導入することで、顧客は予約と同時に代金を支払うことができます。

これは顧客にとっての利便性の向上とともに、無断キャンセル対策にもなり、キャンセル率の低下につながります。また、キャンセル料の徴収が簡単にできるようになる点もメリットです。

キャンセル待ち機能があることで、予約が埋まっている場合でも、顧客はキャンセル待ちをすることができます。これにより、顧客の満足度を高めることができるとともに、キャンセル枠を余さずに予約を入れられるという利点があります。

予約データを分析する機能です。予約の傾向を把握し、より効率的なプランを構築するために役立ちます。

例えば、予約の多い曜日や時間帯を把握することで、店舗の配置や人員配置を最適化することができます。

まとめ

予約システムを作成する方法には以下があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。自社の規模やニーズ、セキュリティや予算を比較検討して、どの方法が合っているか検討しましょう。

  • 自作して開発する方法
  • 制作会社に外注して開発する方法
  • 既製パッケージ型予約システムを導入する方法

一般的に、自作でも外注でもはじめての予約システム作成には、コストや制作時間がかかります。また、「システムをうまく使いこなせるか?」「システムに危険はないか?」と不安も感じられるでしょう。

そのため、最初は自社や外注で開発するのではなく、パッケージ型の予約システムの導入が現実的です。

パッケージ型の予約システムであれば、予約受付に必要な機能をデフォルトで十分に搭載しています。期間限定や機能限定で無料で始められる場合もありますので、先ずは無料で試してみて、自社のビジネスに適した予約システムかどうかを判断してみてはいかがでしょうか。

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