予約キャンセルメールへの返信は必要?返信の書き方と例文を紹介

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予約キャンセルメールへの返信は必要?返信の書き方と例文を紹介

予約キャンセルの連絡メールを顧客から受け、返信が必要か迷っていませんか?
顧客満足度の向上やリピーター獲得につなげることを考えると、基本的にはキャンセルメールに対しては返信することをおすすめします。

この記事では、予約キャンセル連絡への返信メールの書き方や例文について、詳しく解説します。

予約キャンセル連絡への返信メールは必要・不要?

予約キャンセル連絡への返信は必ずしも必要ではありません。しかし、返信をすることで顧客は予約キャンセルが問題なく完了したことに安心し満足度向上につながります。また、返信する内容によっては、その後のリピーター獲得につながるため、基本的には返信することをおすすめします。

特にキャンセル料が発生する場合や、次回の予約を促したい場合は返信メールを送ることが重要になります。

なお、一般的な予約システムを使用している場合は、キャンセルが発生すると自動でメールが送信されるため、個別にメールを送信する必要はありません。予約システムによっては、キャンセルに対応するメール内容をカスタマイズすることができます。以降で紹介する内容を参考に文面をカスタマイズしてみましょう

予約キャンセル連絡への返信は、顧客との良好な関係を維持するために、迅速かつ丁寧にビジネスメールマナーに沿った内容を返信することが重要です。

件名は、簡潔でわかりやすいものをつけましょう。わかりにくい件名や具体的ではない件名では迷惑メールと間違えられたり、目に留まらずメールを開いてもらえない可能性も考えられます。

具体的には記号やカッコ、店舗名などを記載すると認識してもらえる可能性が高まります。例えば、下記のように簡潔で分かりやすい件名を、15~20文字程度を目安に設定しましょう。

  • 【店舗名】〇月〇日ご予約キャンセル完了について
  • 予約キャンセル完了のお知らせ|店舗名

また、お客様からのメールの件名がわかりやすいものであれば件名の頭にRe:をつけて返信するのもよいでしょう。

宛名

返信メールの冒頭には、必ず宛名を入れましょう。通常は「氏名+様」です。会社名で予約されていてお名前がわからない場合は「会社名+担当者様」か「会社名御中」が良いです。お客様の名前での誤字脱字は厳禁なので、誤りのないように注意深く書きましょう。

書き出し

ここではキャンセルをご連絡いただいたことへのお礼や、ご愛顧いただいていることへの感謝を書きます。

(例)

  • この度は、お忙しい中ご連絡していただき誠にありがとうございます。
  • いつも【店舗名】をご愛顧いただき誠にありがとうございます。

本文

キャンセルを了承した旨とキャンセルした予約内容(日時やプラン名)を箇条書きで記載します。
もし、キャンセル料が発生する場合はここでキャンセル料の金額と支払い方法、支払期限、お問い合わせ先を明記します。

結び

文末には、お客様のキャンセル理由に応じた内容にプラスアルファで次回の予約を促す一文を添えると良いでしょう。

例えば、体調不良を理由にキャンセルされた場合は、以下のような内容を加えます。

  • 体調が回復されましたら、再びご予約いただければ幸いです。
    スタッフ一同、〇〇様とお会いできる日を楽しみにしております。
  • 〇〇様のお体が回復されましたら、当店のご利用をお待ちしております。
    その際は、お気軽にご連絡くださいませ。

署名

最後に、店舗名と担当者名、連絡先(住所、電話番号、メールアドレス)を記載します。事前に使用されているメールソフトで署名のテンプレートを作成し、自動挿入の設定にしておくと便利です。

設定が完了したら、一度自分宛てにメールを送信してみてください。文字化けや不備がないか確認しておきましょう。

よくある予約キャンセル連絡への返信例文

ここでは業種別でよくあるキャンセル理由に対する返信例文をご紹介します。

美容院(急用によるキャンセルの場合)

件名:【□□□店】2024年3月13日のご予約キャンセル完了について


〇〇様

この度は、大変お忙しい中、ご連絡いただき誠にありがとうございます。

以下のご予約につきましてキャンセルを完了しましたことをご報告いたします。
—-------------------------------------------------------------------------
日時:2024年3月13日 14:00~
プラン:カット&カラー
金額:13,000円
—-------------------------------------------------------------------------
〇〇様の状況がおちつきましたら、ぜひ、ご予約ください。
スタッフ一同、心よりお待ちしております。

****************************************************
□□□店 
氏名
〒000-000  〇〇県〇〇〇〇
TEL:000-000-0000 
Email:××××××@××.com
URL: https://×××.com/
****************************************************

〇〇講座(体調不良によるキャンセルの場合)

件名:予約キャンセル完了のお知らせ|〇〇講座



〇〇様

お世話になっております。
〇〇講座 担当〇〇です。

この度は体調が優れない中、ご連絡いただきありがとうございます。
お加減はいかがでしょうか?

2024年3月13日の14:00からご予約いただいておりました〇〇講座の
ご予約はキャンセルいたしました。

今はゆっくりとご静養なさって体調を回復ください。
体調が回復されましたら、再び〇〇講座でお会いできる日をお待ちしております。


――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社〇〇 〇〇講座
担当:〇〇 〇〇
〒000-000  〇〇県〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××@××.com
URL: https://×××.com/
――――――――――――――――――――――――――――――

ホテル(日程変更によるキャンセルの場合)

件名:【重要】2024年3月13日ご予約につきまして|〇〇ホテル

〇〇様

いつも、〇〇ホテルをご愛顧いただき誠にありがとうございます。

日程の変更の件、承りました。

以下のご予約につきましてキャンセルを完了しましたことをご報告いたします。
—-------------------------------------------------------------------------
日時:2024年3月13日~2024年3月14日
ご宿泊人数:2名(大人)
プラン:お祝いプラン(特別メニュー夕食付)
金額:28,000円
—-------------------------------------------------------------------------

次に新しい日程でのご予約を完了しましたことをご報告いたします。
—-------------------------------------------------------------------------
日時:2024年3月23日~2024年3月24日
ご宿泊人数:2名(大人)
プラン:お祝いプラン(特別メニュー夕食付)
金額:28,000円
—-------------------------------------------------------------------------

新しい日程でのご滞在を心よりお待ち申し上げております。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。
ますますご愛顧いただけますよう、スタッフ一同心よりお待ちしております。
--------------------------------------------------------
〇〇ホテル
--------------------------------------------------------
予約管理部 〇〇〇〇
〒000-000  〇〇県〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××@××.com
URL: https://×××.com/
--------------------------------------------------------

レストラン(キャンセル料が発生する場合)

件名:【重要】2024年3月13日ご予約キャンセルにつきまして|レストラン〇〇〇


〇〇様

この度は、お忙しい中ご連絡いただき誠にありがとうございます。

2024年3月13日17時のご予約につきましては、キャンセルを承りました。

ご事情によりキャンセルされることとなり、大変残念ではございますが、承知いたしました。

さて、当店では予約日前日のキャンセルが発生した場合、
キャンセルポリシー[キャンセルポリシーへのリンク]に従い、キャンセル料として
料金の50%のお支払いをお願いしております。

今回のキャンセル料は「10,000円」となります。

お客様にご負担をおかけいたしますこと、大変申し訳ございませんが、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

下記に、お支払い方法と期日をご案内いたしますので、
ご確認の上、お手続きくださいますようお願いいたします。

【キャンセル料のお支払いについて】
————————————————————————
キャンセル料の金額:10,000円
10,000円×2名様分(〇〇コース/料金の50%)

お支払方法:銀行振込
〇〇銀行 〇〇支店
普通口座 〇〇〇〇〇〇〇
カ)〇〇〇〇

お支払期限:2024年3月29日

お問い合わせ先:TEL xxx-xxx-xxxx
mail xxxxx@xxx.xx
担当 〇〇
————————————————————————
〇〇様の状況が落ち着きましたら、またのご来店をお待ちしております。
いつでもお気軽にご連絡ください。

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
 レストラン〇〇〇
  担当 〇〇

  〇〇県〇〇市
  TEL xxx-xxx-xxxx FAX xxx-xxx-xxxx
  MAIL xxxxx@xxx.xx
  URL https://×××.com/
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

予約キャンセル連絡に返信する際のポイント

キャンセルメールに返信する際には、次のマナーや注意点に気を配ることが重要です。

キャンセルの連絡メールが届いたら迅速に返信をすることが重要です。キャンセル対応が遅くなると、お客様はキャンセルしたことの確証が持てず、不安な気持ちを抱き店舗への不信感も生まれることで次の予約候補からはずれる可能性も考えられます。

迅速な対応は、お客様からの信頼を損なわず、また店舗のプロフェッショナルを示すことにもつながります。迅速な返信でお客様に安心感を与え、信頼関係を構築しましょう。

文中の丁寧で気遣いのある文言は、キャンセルしたお客様の罪悪感を軽減し、店舗に好印象を与えることができます。お客様が気持ちよくキャンセル手続きを行えるよう、丁寧な言葉遣いは重要です。

店舗への好印象は、次回の予約にもつながる重要な要素と考えられます。お客様がキャンセルした際にも、丁寧な対応や気遣いがあれば、次回の予約においてもその店舗を選択する可能性が高まります。

キャンセルが発生すると店舗側には少なからず負担が発生しますが、それをお客様にぶつけてはいけません。ポジティブで丁寧な言葉で次回の予約につなげましょう。

文末に次の予約を促す一言を付けることで、事務的ではない心温まるメールにすることができます。お客様にも好印象を持っていただければ、次回の予約につながる可能性が高まります。

次の予約を促す一言は、次回の店舗利用を促進するものであり、親しみやすさや継続的な関係の構築に役立ちます。

予約キャンセル連絡へのメール返信に関してよくある疑問

予約キャンセル連絡へのメール返信に関するよくある疑問には、次のようなものがあります。

無断キャンセルや当日キャンセルが発生した場合、その後の対応は顧客獲得の重要なチャンスとなります。以下に、キャンセルを次の予約につなげるための対応方法や例文、注意すべきことを紹介します。

  1. 連絡手段の選択:電話やメールなど、お客様と最も連絡をとりやすい手段を選択します。迅速な対応が重要ですが、お客様の好みや予定によって適切な手段を選びましょう。
  2. 対応内容の明確化:連絡をする際には、キャンセルの理由や次回の予約への誘導など、明確な目的を持って対応します。お客様のニーズや不満を理解し、それに対する解決策を提案します。
  3. リマインドメールの活用:キャンセル理由がお客様の予定ミスや失念である場合、リマインドメールを導入することが有効です。これにより、無断キャンセルを防ぐことができます。
  4. キャンセル手続きの改善: キャンセル手続きが難しい場合や、営業時間外の場合は、お客様にとってハードルが高くなります。そのため、キャンセル手続きを簡素化し、より利便性の高い方法を提供することが重要です。
  5. キャンセルポリシーの確認: 予約前にお客様にキャンセルポリシーを明確に伝えることが重要です。これにより、お客様がキャンセルに関するルールを理解し、適切な行動を取ることができます。
件名:【重要】2024年3月13日のご予約につきましてのご連絡|〇〇店

〇〇様

日頃より、〇〇店をご愛顧いただき誠にありがとうございます。

この度は、〇〇様より本日(2024年3月13日14時)ご予約を承っておりましたが、
ご来店いただけませんでした。
スタッフ一同、〇〇様に何か不測の事態が起きたのではないかと、心配しております。

今回の予約につきましては、大変申し訳ございませんが、キャンセルとさせて
いただきました。ご了承ください。
何か不明な点などありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

お時間のある際には、再びご予約いただけましたら幸いです。
○○様のご来店をスタッフ一同、心からお待ちいたしております。

========================
□□□店 
氏名
〒000-000  〇〇県〇〇〇〇
TEL:000-000-0000 
Email:××××××@××.com
URL: https://×××.com/
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店舗や企業側の都合で予約キャンセルが発生するケースもあります。例えば、ミスでダブルブッキングが発生したり、店舗やスタッフが急なトラブルに見舞われ開店できない状況になる場合も考えられます。

こうしたケースでは特に、一刻も早くお客様に連絡をとりましょう。電話を好まれないお客様にはメールで対応します。お客様への十分なお詫びを責任者の名前で送信することで、店舗や企業側の誠意が伝わります。

件名:【お詫び】2024年3月13日のご予約につきましてのご連絡|〇〇店

〇〇様

日頃より、〇〇店をご愛顧くださり誠にありがとうございます。

この度は、2024年3月13日14時にご予約を承っておりましたが、誠に申し訳ございません。
当店の都合により、ご予約をお受けできなくなりましたことを、心よりお詫び申し上げます。

お客様にご不便とご迷惑をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご予約を楽しみにお待ちいただいておりましたのに、
このようなご案内となりましたこと、大変申し訳ございません。

もし、ご都合が悪くなければ、別の日程でのご案内も可能です。

ご希望の日程をお知らせいただければ、スタッフ一同、可能な限り調整させていただきます。

また、今回のキャンセルにつきまして、誠に恐縮ではございますが、
次回のご予約時にご利用いただける割引クーポンを差し上げます。

クーポン内容は、ご来店時にスタッフよりご案内させていただきます。


何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

今後とも、〇〇店をよろしくお願い申し上げます。

敬具

〇〇店 店長〇〇
住所:〇〇県〇〇市
電話番号:xxx-xxx-xxxx
mail xxxxx@xxx.xx
url: https://×××.com/

キャンセルポリシーは、お客様との信頼関係を構築する上でも重要です。
キャンセルポリシーを設定することで、無断キャンセルや当日キャンセルを抑制することができキャンセル料の支払いによって損失をある程度補うことができます。

また、キャンセルポリシーを事前に明確にしておくことで、お客様はそれに同意した上で予約を行う形になります。キャンセル料にまつわるお客様とのトラブルを防止することにもつながるでしょう。

まとめ

キャンセルの発生にはどうしてもネガティブなイメージを持ちがちですが、逆に顧客との関係を深めるチャンスになる可能性もあります。

そのためには、迅速かつ丁寧な対応が肝心です。また、事前にリマインドメールを送ることや、予約管理システムの導入など、キャンセルを未然に防ぐための対策も重要です。
当社のWEB予約システムtootoco-netでは、システム上で簡潔なキャンセル手続きを可能にし、キャンセル完了のメールも24時間自動で送信することができます。
また、リマインドメール機能、ダブルブッキング防止機能やキャンセル待ち機能なども提供しています。キャンセルに関するリスクの最小化や、顧客との関係性向上に役立つシステムですので、ぜひ一度詳細をご確認ください。

キャンセル対応にはWEB予約システムtotoco-netの導入がオススメです。
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